“Mais valia ter estado quieto”. Damos connosco a dizer esta frase de vez em quando. Olhamos para trás e vemos que tomámos uma acção que conduziu a um estado pior do que se não tivéssemos tomado acção nenhuma. Mas nem sempre é fácil ter esse discernimento na altura devida, principalmente quando lidamos com a incerteza do que ainda está por vir. Também é assim na logística.

Alguns clientes do Routyn são empresas de transportes de valores. Nesta indústria, os clientes (e também os próprios acionistas) são geralmente bancos que emitem ordens de transporte de dinheiro para as suas agências bancárias, ou para reposição numa caixa automática.

Os bancos enviam os seus pedidos de reposição de dinheiro com um dia de antecedência ao da execução desejada. Isto permite à empresa de transporte de valores planear rotas de forma optimizada, tendo em conta todas as restrições e regras a que está sujeita a operação.

É uma operação algo complexa por causa das limitações de segurança a que está sujeita, mas é perfeitamente modelável por uma tecnologia de optimização de rotas que ajude a definir as sequências de visita de cada viatura (blindada ou não) desde a caixa-forte até cada um dos pontos de serviço.

No entanto, a indústria de transporte de valores é submetida a uma condicionante adicional. Os bancos, clientes, contratam a possibilidade de pedir uma reposição de dinheiro urgente, no próprio dia, e a acontecer até algumas horas após a colocação desse pedido. Estas ordens urgentes são pagas extraordinariamente, mas também implicam penalizações em caso de incumprimento.

Uma empresa de transporte de valores tende a planear as suas actividades diárias com base nas ordens recebidas no dia anterior de forma a ocupar toda a capacidade disponível da sua frota. Como desconhece à partida as ordens urgentes que irá receber ao longo do dia reserva algumas unidades. O início da manhã é o período de maior azáfama na caixa-forte, com todas as viaturas a serem carregadas e a partirem para as rotas planeadas. Todas, menos as viaturas reservadas para as ordens urgentes que hão de vir. São viaturas reservadas para fazer nada. E a sua gestão não é tão simples quanto parece.

A calma depois da tempestade

Um destes nossos clientes em particular, na Turquia, lida com a dificuldade do trânsito urbano. Atravessar Istambul pode ser uma tarefa para algumas horas nesta cidade, que é uma das mais populosas do mundo.

Quando a generalidade da frota parte da caixa-forte, no alvoroço da preparação dos sacos de dinheiro e carga das viaturas, logo pela manhã, uma viatura de reserva fica estacionada à espera de surgirem ordens urgentes. Tal pode não acontecer durante largas horas até que, finalmente, a calma é interrompida.

São 15:00 e finalmente surge uma ordem urgente de reposição de dinheiro numa agência bancária no outro lado da cidade até às 18:00. Estima-se uma hora de tempo de viagem entre a caixa-forte e a agência. Partimos imediatamente e às 16:00 estamos lá, bem a tempo de evitar penalizações.

No entanto, às 15:45 surgiu uma segunda ordem urgente de reposição de dinheiro nas caixas automáticas do centro comercial ali ao lado da agência bancária (ambos do lado oposto da cidade face à caixa-forte), a zona para onde até nos estamos a dirigir. É para cumprir também até às 18:00. A partir dessa hora aplicam-se penalizações por incumprimento.

Quando saímos às 15:00 não sabíamos da existência da segunda ordem e, portanto, apesar de nos estarmos a dirigir para a zona de serviço, não temos o carro carregado com o dinheiro necessário para realizar o serviço. É preciso atravessar a cidade, carregar a viatura e voltar a atravessar a cidade. Se tivermos de fazer isso já não conseguimos chegar a tempo das 18:00 ao segundo serviço urgente.

É nesta altura que desejamos não ter saído imediatamente quando recebemos a primeira ordem de serviço. Se tivéssemos esperado por exemplo até às 16:00 teríamos carregado o carro também com a segunda ordem que surgiu às 15:45, e teríamos tempo de chegar à zona de ambos os serviços e realizá-los até às 18:00. Evitaríamos penalizações e travessias desnecessárias da cidade. “Saí demasiado rápido, mais valia ter estado quieto”, pensamos. Mas como gerir melhor se não é possível adivinhar o futuro? A tecnologia ajuda.

Serendipidade

Serendipidade é um anglicismo proveniente de serendipity, e que refere a faculdade ou o acto de descobrir coisas agradáveis por acaso. É talvez uma outra forma de dizer a expressão corrente “a sorte procura-se”.

No caso do nosso transportador de valores poderíamos dizer que a ajuda mais necessária seria um sistema de previsão de ordens urgentes. Algo que considere as horas a que historicamente cada cliente realizou pedidos e que nos permita inferir quantas mais podemos esperar ao longo do dia. É uma boa ideia, mas facilmente falível. A imprevisibilidade pode ser enorme e com ela a falibilidade da abordagem.

No entanto, a tecnologia de optimização de rotas pode ajudar substancialmente. Basta que para cada ordem recebida o sistema calcule qual é o instante mais tarde a que se deve partir para chegar ao destino no limite da sua tolerância. Assim ficaremos parados à espera de novas ordens que possam surgir durante o máximo de tempo, assim maximizando a nossa probabilidade de sucesso. Estamos a construir a nossa própria sorte.

No caso apresentado, para chegar até às 18:00 à primeira ordem urgente bastava ter saído pelas 17:00 (uma hora de viagem). Entre as 15:00 e as 17:00 era necessário saber estar parado, mesmo tendo a pressão de uma ordem urgente para cumprir até às 18:00. Pelas 15:45, quando surgisse a segunda ordem, o sistema de optimização de rotas replanearia a volta considerando ambas as ordens e a nossa hora de saída seria então antecipada das 17:00 para as 16:30 afim de se cumprirem já ambos os serviços. Sem penalizações nem travessias da cidade desnecessárias.

Mesmo que surgisse uma terceira ordem urgente, por exemplo pelas 16:00, seria equacionada a possibilidade de a incluir na mesma volta, eventualmente sendo possível carregar a viatura com as 3 ordens e seguir viagem.

Esta abordagem é contra-intuitiva na medida em que de manhã estamos a preparar rotas para a quase-totalidade da frota com base em ordens conhecidas do dia anterior tendo em vista o seu cumprimento tão cedo quanto possível. Queremos sair cedo e realizar todas os serviços o mais depressa possível para poder fazer o máximo.  Mas quando consideramos as viaturas de reserva para os serviços urgentes devemos pensar exactamente ao contrário. Queremos sair o mais tarde possível para maximizar a utilização dessas viaturas até esse instante, que no caso é estarem paradas à espera.

A tecnologia de optimização de rotas é o factor que permite ter este recálculo de rotas em permanência em qualquer circunstância. Sem isto, a gestão diária da operação é facilmente tomada pelo ímpeto das decisões. É muito importante ter visibilidade sobre todos os factores de decisão e isso é algo que dificilmente é possível atingir sem recurso a este tipo de tecnologias. Afinal, a serendipidade atinge-se investindo na nossa própria sorte.

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